学校档案主要为本校教学、科研、党政管理等各项工作提供利用;如外单位因工作需要，按有关规定办妥手续，也可提供利用;对本校学生及外单位原则上不出借档案。

查（借）阅档案应填写《档案查阅（借阅）登记簿》，还需办理一定审批手续方可查（借）阅；

    一、本校人员查（借）阅本单位档案，一般持本单位主要领导签字的查阅登记申请表便可查阅；

    二、查阅党委、校长办公会议记录须经校长批准方可查阅相关内容；

三、利用其他部门档案，需持介绍信或证明，并经移交部门领导同意；

四、查（借）阅密级档案，除按上述手续办理外，还需经校机要室领导审批；

五、外单位来校查阅档案，需持介绍信或有效证件，先经档案馆负责人同意后，再按以上规定办理审批手续。

为了保证档案的完整与安全，利用者一般应在档案馆内阅览。如因工作特殊需要借出者，应经档案馆负责人同意，经校长批准，方可借出，借期不超过五天。

利用者在利用档案后，应及时填写《档案外借情况登记簿》，标明归还情况。

利用者必须对档案的安全、完整、保密负责，不得转借，如有丢失、损毁、涂改档案、泄密等行为，视情节轻重给予处理直至追究法律责任。

凡需摘抄、复制档案材料，一般由档案馆负责人同意并登记；机密以上的文件材料，按校机要室有关规定办理。摘抄、复制的材料由档案馆工作人员核对无误后，加盖公章后方为有效。

档案归还时，工作人员应对案卷的数量和卷内文件仔细清点，检查无误后方予注销，如发现损毁情况，应及时报告。