第一章 总 则

第一条 实物档案指学校在过去和现在从事教学、科研、管理、学术活动，以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。

第二条 实物档案实行分级注册，分层管理的原则。凡具有反映学校特色和社会各方面，收集具有保存价值的实物档案，集中存放在档案馆；具有局部特色和保存价值的实物档案存与各学院，使之完整、准确、系统、安全和有效利用。

第三条 实物档案属于学校财产，任何部门或个人不得占为已有。

第二章 归档范围与归档要求

第四条 归档范围：

（一）萍乡学院各历史时期的历任主要领导人在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。

（二）各级领导视察学校工作，为学校所写的题词、签名和赠送的书画。

（三）学校及其他职能业务部门不同时期的印章。

（四）学校从事教学、科研、生产等各项工作取得重大成果所获得的奖章、奖杯和证书。

（五）在国际交往中，国际友人赠送的珍贵礼品和纪念品。包括名人字画、特制纪念盘、纪念章、纪念币等。

（六）中外校友会和著名校友给母校的赠品。

（七）学校参加国家和省市地举办的各项活动（包括文艺、各种体育比赛）中获得的奖旗、奖章及荣誉证书。

（八）反映学校各个历史时期不同样式的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等（样品）。

第五条 归档要求：

凡上级颁给我校的奖状、证书、光荣册、锦旗、纪念品及兄弟单位校友、外宾赠送的礼品等(包括给各院、系、所、中心、机关、部、处、馆等单位)均应送校档案馆统一登记存档。

第六条 凡发给个人的奖状、证书(指国家、省、市机关对教学、科研、生产、管理等项工作中有重大贡献而授予的)，在征得本人同意后，可将原件保管在校档案馆，由档案馆发给复制件一份。

第七条 各单位兼职档案人员必须认真做好实物档案的收集、整理工作，每年六月底以前及时向校档案馆移交上一年的实物档案，以确保实物档案的完整、准确、系统和安全。

第八条 奖品实物档案一般应同时有批准单位要求填报的表格、批复等文字材料，此类材料按党政文书材料归档。实物上未标明获奖名称的，应附说明，内容包括获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

第九条 字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、收受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。

第十条 如发现认为有保留价值的、能反映学校发展历程的物品，经档案馆认定后，即可归档。

第三章 实物档案管理与开发利用

第十一条 实物档案库房，必须定期检查，发现问题，及时补救，要特别注意防火，贵重实物必须专柜保管。

第十二条 编制多种检索工具，为利用者查找实物档案创造条件。

第十三条 凡属档案馆统一保存的实物档案，有关部门如有需要，可以办理借出手续，陈列期限不得超过五年。在陈列中如有损坏、遗失等情况或逾期不交还者，学校给予通报批评，并按实物价值予以经济处罚。

第十四条 有局部特色和保存价值的实物档案，可存于各学院或部门。

第十五条 凡属上述归档范围内的实物档案，必须将目录清单报档案馆注册登记，标明存放地点，按规定存放保管。

第十六条 保管期限

实物档案一般比较珍贵，因此均为永久保存。

1. 实物档案一般于次年六月底前向档案馆移交。

2. 移交前，立卷部门要填写移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。

3. 如归档单位因特殊原因不能交付实物的，经主管领导同意后应先将实物登记编号后方可在本部门暂存。

第六章 附 则

第十七条 本管理办法由档案馆负责解释。

第十八条 本管理办法自公布之日起施行。