第一章 总则

第一条 为了提高我校出版类档案工作质量和管理水平，充分发挥出版类的档案在我校教学，科研等项工作的作用，有效地为学校和社会服务，并为考核出版物档案工作提供依据，特制定本办法。

第二条 本办法根据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》等法规性文件，结合我校情况，提出我校出版物档案基本原则，归档范围及其开发利用的办法。

第二章 出版类档案工作的基本要求

第三条 出版类档案主要是指本校编辑出版的书籍，学报，校刊及其它内部刊物活动中直接形成的，有保存价值的文字，图标，声像等载体的文件材料。

第四条 出版类档案必须实行统一管理，以确保其完整，系统，准确和安全，方便开发利用。

第五条 出版类档案是我国文化和学校教学，科研发展的历史记录，是高等学校档案的重要组成部分，是广大的教职工辛勤劳动的结果。出版物档案要纳入出版编辑者职责之中，列入出版物工作的计划之中，并有一名兼职档案员负责材料的形成，协同档案馆共同做好出版物档案的收集，整理，立卷，归档工作。

第三章 出版物档案的归档范围

第六条 我校出版物档案主要有：《萍乡学院学报》、《萍乡学院报》等。

第七条 归档范围：

1、凡我校正式出版或有内部刊号的刊物都必须将刊物的每一期正本，原稿归档。

2、约稿，发稿，出版情况记录和相应的合同，协议书及作者的重要来往信件，修改意见。

3、专家的审稿意见书（包括一审，二审，终审和会审意见及责任编辑加工整理记录）。

第四章 出版物档案文件材料的整理

第八条 书刊出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放置于科技文件材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整，系统，准确，及时进行补救。

第九条 书刊出版后，责任编辑必须将归档的材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，组成案卷，并拟出标题，经有关负责人审查和兼职档案员检查后，编写卷内目录，逐页打上页码（出版本按书页号），原稿和审稿意见打在右下角，双面的正面打在右下角，背面打在左下角。

第十条 组卷的方法和要求：出版物档案以书刊名称立卷，一书一刊组成一卷或书卷，校刊视情况半年或一年组成一卷，分清年度，不能隔年立卷。跨年度的出版物档案，放在书刊出版物的年度立卷，组卷时要求去掉所有金属物，修补破损处，卷内材料以右下方对齐，用线绳在左侧装订。卷未备考表应认真填写。

第十一条 校宣传部，校学报编辑部，高教研究室等部门的兼职档案员，应在次年6月底以前，将上一年应归档的出版物归案，集中向校档案馆移交，移交清单一式两份，双方各执一份。

第五章 出版物档案的管理和利用

第十二条 出版物档案的科学管理和保管：

1校档案馆对接收来的档案，按分类编号的要求，以案卷为单位登录目录，按出版物档案归档的先后次序填写。

2按出版物档案类型登录分类目录和专题目录。

3在每个档案封面上写上档案号，在档案盒背上，登录分类号，期刊号，年度号。

第十三条 档案的利用：

1档案馆负责档案的借阅利用工作。

2对已超过保管期限的档案，及时组织进行鉴定和销毁工作。

3对有密级档案的借阅，要严格审批手续，处理号保密和利用关系。

4积极开发档案信息资源，定期编制出版物档案目录和摘要，在学校内部提供利用，有选择地向外部交流。

出版类归档范围和保管期限表