部门立卷制度就是指文书部门或有关业务部门的工作人员负责归档文件材料的收集、整理和立卷的工作方法。我校实行的就是部门立卷制度。依据《萍乡学院档案工作管理办法》（萍学院字[2016]2号）中规定：“学校实行文件形成部门立卷制度。一般由立卷人按纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料加以系统整理组卷，编排页号或件号，制作卷内目录，交本部门档案工作人员检查合格后，向学校档案馆移交”“学校内设单位、部门专（兼）职档案员做好本单位、部门档案的收集、保管、整理、分项和预立卷归档工作。负责按档案立卷规定编写页号，填写文件目录，输入档案管理系统”。

档案立卷这项工作为何要由部门完成，而不是由档案馆直接完成呢？早在1955年中共中央批准的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作的和档案工作暂行条例》第十七条就明确规定：“机关内各单位（或领导人亲办）完毕的文书材料，均应汇交单位文书处理部门或文书工作人员立卷保存”。1956年国务院也作出了《关于加强国家档案工作的决定》，进一步指出“全面推行文书处理部门立卷，从而建立统一的归档制度”。同年12月全国政府机关档案工作会议通过并经国务院批准实施的《国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则》明确要求1957年在全国全面推行文书处理部门立卷的制度。1990年起实施的《中华人民共和国档案法实施办法》指出文书或业务部门负责归档文件材料的收集、整理、立卷并向档案部门移交作了明确规定。2008年起实施的教育部令第27号《高等学校档案管理办法》指出“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。”这不仅为推行部门立卷制度提供了法律、法规上的依据，也证明通过长期的实践，这种做法充分发挥了文书部门和业务部门熟悉文件材料形成与处理来龙去脉的优越性，有利于防治文件散失，有利于提高归档工作的质量与效率，也有利于文件材料的平时查阅和保管。