为了进一步加强教学档案的管理，充分发挥教学档案在学校教学活动、教学管理、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案管理工作标准化、规范化、科学化和现代化，根据《萍乡学院档案管理实施细则》和《萍乡学院教学档案管理规范》，结合我校实际，特制定本办法。

一、教学档案管理的基本原则

1、凡在教学管理和教学实践等教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。

2、教学档案是教学管理的重要组成部分，是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一，应实行“三纳入”、“四同步”，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。“三纳入”即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度之中；纳入各级管理人员岗位职责中。四同步是：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、检收档案材料同步；上级评审材料、教师晋升与档案部门出具归档证明同步。

3、教学档案工作实行统一领导、分级管理，教务处和各学院要明确分管档案工作的负责人，配备相应的专职或兼职的档案管理人员，统一管理本部门的教学档案，并按学校规定做好本部门教学材料的收集、立卷工作，定期向学校档案馆移交。

4、归档的教学材料必须是对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用，遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点，保证系统、完整、准确。

5、教学档案的保存年限按其档案材料的保存价值分为永久保存、30年、10年和临时保存四类。临时保存类保存期为6年。确定保存期的一般原则为：

（1）凡是在教学过程、教学改革、教学研究等方面，具有长远利用价值的教学档案，应永久保存。

（2）凡是在一定时期内具有利用价值的教学档案，应30年保存或短期保存。

（3）凡是在现阶段内具有利用价值的教学档案，可作临时保存。

（4）凡是介于两种保存期限之间的教学档案，其保存期限一律从长。

（5）工作中形成的各种具体文件档案应先按照档案分类规定中的预定保存期进行管理，并应定期进行清理。在预定保存期结束时，各种档案必须首先经过专人清理，并确定是否解除保存状态。

二、教学档案的形成与管理

在学校统一领导和协调下，教学档案由学校职能处室、学院（系）分级、分工负责管理。

1、教学档案实行三级管理

第一级：校级管理。在教学工作中形成的各种具有长远参考和凭证价值的教学档案，应按照相关规定，及时将有关档案移交学校档案馆统一保管和开发利用。

第二级：二级单位管理。除按规定移交学校档案馆的档案外，学校教务处与评估办公室等职能处室，以及学院在教学及管理工作中形成的，对学校的教学及管理工作在一定时期内有保存价值的档案，由相关职能处室、学院保管和开发利用。

第三级：基层组织管理。除向上级部门移交的档案外，各系（教研室）、实验室（中心）在教学工作中形成的，对学校的教学及工作在现阶段内有保存价值的档案，由各系（教研室）、实验室（中心）保管和利用。

2、各单位应设立教学档案专柜，做好防火、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀等工作。

3、各单位在布置工作时，应同时向教师和工作人员布置归档范围和归档时间，在检查教学工作进度时要检查档案的收集和整理情况，在总结工作时要把档案的收集、整理和归档情况作为其中一项内容，验收工作时要同时验收档案。

各单位的档案管理人员要在工作中随时收集和积累教学档案材料，并定期整理，按要求及时移交档案，并科学、规范、安全地保管好自存档案。

4、各单位要建立档案的借阅制度设立档案登记本，及时催还。借出的档案需要续借者要重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应进行必要的说服教育和批评，责令归还借阅的档案。调离本单位和退休人员在办理手续前，必须清还档案。

5、各单位的档案管理人员工作变动时，首先要做好档案交接工作，在检查验收后，方可办理工作变动手续。新的档案管理人员上岗，所在单位应及时通知学校档案馆。

三、教学档案的归档流程及组卷

（一）形成积累

1、学校教学管理部门、学院（系）和实验室（中心）在组织教学过程中要注重形成积累教学材料，并将其落实到各项工作中。

2、各岗位人员积累的教学文件材料，要定期整理。

3、教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件除原稿外，可根据实际情况配加副本。

（二）整理组卷

1、学校实行由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门整理、立卷。

2、根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷，原则上相同内容的材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页，也可以根据文件材料的内在联系，对单位文件较少者，按不同内容分别组成小卷，用软皮装订，一般不超过40页。

3、卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

4、卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧用线绳装订，对破损的文件材料应进行修补，文中密不可分的插图、照片等应贴入文字材料内，一文一件的档案除外。

5、按照顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。

6、将卷内文件目录、案卷封面所要求的项目按要求录入学校档案系统。

7、归档的教学材料必须字迹工整（用黑色水笔书写），格式统一，签字盖章手续完备。

（三）归档验收

1、如档案需要移交时，交接双方必须当面验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否贴切。凡不符合要求者，接收人员应拒绝接收，并限期改正补交。

2、填写移交目录一式两份，详细注明检查人、移交人、接收人姓名及交接时间，双方各持一份。

3、按照学校的规定向学校档案馆移交档案。

四、教学档案的分类编号与排架

1、档号是存放档案的代号，排架的依据，力求反映我校档案的分类体系和档案实体在库房存放的位置，必须有唯一性。

2、档号是由年度号、分类号、案卷号三部分组成。分类号是档号的主体，由一、二级类目组成。

一级类目 JX（采用两个关键字的第一个汉字拼音字母大写表示）

二级类目 11—综合管理

12—学科与实验室建设

13—招生

14—学籍管理

15—课堂教学与教学实践

16—学生管理

17—毕业生

18—教材

19—研究生教育（我校暂无）

年度号由四位阿拉伯数字组成，案卷号按二级类目顺序编号

3、档号的模式和标识方法

档号=年度号+分类号+案卷号

4、教学档案的排架，在编定档号之后，一律按年度——级类目排列。

附件：详细归档范围和时间

教学类档案归档范围和保管期限