第一章 总 则

第一条 萍乡学院声像档案是指单位或个人在各种社会实践活动中，通过摄录手段形成的，具有保存价值的录像、录音、唱片、磁盘、缩微片、幻灯片等。它们以感光材料或磁性材料等为载体，以影像和声音为主要反映方式。声像档案具有生动形象的特点，可为教育、科研生产和管理提供生动形象的依据和凭证。声像档案同其它载体档案一样，也是人们社会实践活动的真实历史记录，是党和国家的宝贵财富。

第二条 为了建立、健全我校声像档案，更好地开发利用声像档案信息资源，有效地为我校各项工作服务，充分发挥声像档案在教学、科研、管理及教育教学改革中的作用，现根据《中华人民共和国档案法》，结合我校的具体情况，特制定此管理办法。

第二章 基本原则

第三条 凡是在学校各项工作活动中直接形成的记录和反映工作、活动过程，具有保存、利用价值的各种声像载体(光盘、幻灯片、录音带、录像带、投影反转片等)和配套文字材料，均属声像档案材料。属于特殊载体的档案材料，是高校声像档案工作的基础。

第四条 声像档案必须遵循声像载体的特点和规律，实行集中统一管理。形成声像档案的各部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。对主要声像载体档案材料数量大、利用率高的部门，经批准后可设立声像档案分室。分室可保管本部门形成的声像档案。分室在业务上接受档案馆的指导，每年定期向档案馆呈报书面情况报告及办理移交清单。

第五条 声像档案材料的形成、积累、归档是我校各部门的工作职责之一。学校各部门要根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入自己的管理制度中，大力开发信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。

第六条 完整、准确、系统地作好我校声像档案的形成、管理工作，是档案人员和全校摄制人员的共同责任。

第七条 学校将声像档案工作列入发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。

第三章 声像档案的形成与归档

第八条 声像档案工作实行集中统一管理的原则。为了保证声像档案的完整与安全，丰富我校档案馆馆藏。全校凡有形成和产生声像档案的单位，均应按档案馆的统一规定和要求，做好声像档案的形成、收集、整理、归档工作。形成的声像档案经整理立卷后，应及时或分阶段向校档案馆移交。

第九条 形成的声像档案应能较好地反映客观事实、突出重点。并附以文字说明，文字说明的内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。影片、录像、录音等档案材料，应将原件归档，并附以文字说明。

第十条 凡需要归档的声像档案材料，都应该做到载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的录音、录像磁带。归档的声像应清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应做到字迹工整、表述准确、简练。

第十一条 部门兼职档案员应在部门负责人领导下做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像档案材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求，定期选择有保存价值的向校档案馆归档。

第十二条 档案馆有责任检查和指导各单位的声像材料的形成、收集、整理、归档工作。各形成部门必须接受档案部门的监督，检查和指导。

声像档案的归档范围

第十三条 具体范围：

（1）党政活动类：

一、 历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会、妇代会、先代会及党政部门召开的重大会议。包括：开幕、闭幕场面、领导讲话、代表发言、会议情况等各种声像材料。

二、校庆。学校成立、校庆、历年教师节、重大纪念日、英模报告会等重要声像材料。

三、建校以来主要领导任职期间参加行政、教学、科研等项活动的声像材料。

四、省级以上党政领导和社会知名人士来校活动场面(包括视察、座谈等)的声像材料。

五、校内民主党派的重大活动。

六、国内有影响的教授、专家等在校访问活动的声像材料。

七、港澳台同胞、归国华侨及校内少数民族的重要活动。

八、本校授予校外人员名誉职务、称号和声像材料。

九、其它有重要意义活动形成的声像材料。

（2） 教学类：

一、迎新、开学及毕业典礼，领导、来宾讲话，师生代表发言等活动场面的声像材料。

二、历届毕业生的毕业合影照片，优秀毕业生照片。

三、知名教授、专家和在学术上造诣较深的教师讲课，学生听课、论文答辩、实验、电化教学等的声像材料。

四、师生实习、野外考察、社会实践等各项活动的声像材料。

五、评选优秀教学奖、优秀教材、评选及发奖大会的场面材料。

六、有关学生实习、军训、社会调查、参加各种竞赛活动的场面材料。

（3）科研学术活动类：

一、重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。

二、科研成果评选及领奖仪式的场面声像材料。

三、由本校发起并组织的全国性、省级学术活动。本校学术年会(科技报告会)包括：大会开幕、闭幕式，大会发言、著名学者报告等声像材料。

四、著名专家来校作学术报告的声像材料。

五、参加部级以上科技成果展览的声像材料及重大单位项科技成果代表性声像材料。

六、在校学生及国外留学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料。

（4）外事活动类：

一、外国领导人、友好人士以及各种代表团来校参观访问的声像材料。

二、与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。

三、外籍人士赠送礼品等形成的声像材料。

四、外籍学生、教师、工作人员在校学习、生活、工作的声像材料。

五、在我校召开的国际性学术会议场面的声像材料。

六、本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学所获得的声像材料。

（5）产品、仪器设备类：

一、本校研制、试制、生产产品形成的声像材料。

二、产品使用情况的场面声像材料。

三、价值5万元以上的重大仪器设备安装调试运行声像材料。

（6）体育类：

一、历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料。

二、运动队训练、比赛、学生课余体育活动等场面材料。

三、兄弟院校的来访、表演、比赛等场面材料。

（7）艺术类：

一、学校师生员工创作的艺术作品照片、在各种报刊杂志上所发表的作品材料。

二、举办书画展的场面声像材料。

三、各种音乐团体来校演出，本校文艺团体演出等形成的声像材料。

（8）校园建设类：

一、学校各个时期的校园环境材料。包括：校门、教学楼、实验室、校园等声像材料。

二、学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料。

三、校门、校牌、大楼及校园风光。

（9）获奖类：

一、教学活动获得的奖状及奖品形成的声像材料。

二、科研项目成果奖状及奖品的声像材料。

三、学校产品获得奖状的声像。

四、各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品的声像材料。

五、劳动模范、先进个人证书、奖章及奖品等声像材料。

（10）名人类：

一、历任校长、党委书记及名人录的声像材料。

二、学部委员、博士生导师等名人包括人物档案的声像材料。

三、国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等的声像材料。

（11）学校各有关部门参加科工贸活动形成的声像材料。

以上各类归档材料，包括刻录光盘、录音带、录像带、文字说明等。

第五章 声像档案的收集和制作要求

第十四条 声像档案的收集和制作要求根据各类不同情况要求如下：

（1）名人声像档案的收集和制作办法：

1、标准照片一张（规格3×55厘米以内）。

2、工作照片一至二张（根据各自工作的性质和特点，选择最具有代表性的3×5厘米的照片）。

3、收集能反映其一生不同年代所生产的具有代表性的照片，张数不限。譬如：从学生时代到从事教学、科研、党政管理工作、参加具有一定影响的学术会议以及其它重要会议。

4、家庭生活照片。

5、录音、录像均参考以上照片收集范围。

（2）中央、省、市领导同志来我校视察、检查和指导工作。其间召开的会议只需收集会标并含主席台的照片（或场面），领导同志讲话的照片（如果到会的有若干位中央、省、市领导，应每人拍摄一张），台下场面拍摄一张（应能反映会场气氛）。

（3）学校召开的各类代表大会及重要会议，如：党代会、教代会、职代会、校庆庆祝会、英模报告会、先进集体和个人表彰大会、运动会、文艺演出会、各种纪念日庆祝活动以及传达全国性重要会议的照片、录像、录音（照片只需拍摄会标与主席台一张，校领导讲话一张，代表们讲话一张，先进集体和个人照片一张等）。

（4）由学校主办、承办的各种重要的教学、科研会议以及各项活动，本校主持召开的全国性、国际性的各种学术会议的照片、录像、录音以及数据磁盘等（根据各项活动和各种会议的性质，选择摄录一些有价值的照片、录像、录音）。

（5）各种外事活动的照片、录像和录音。包括各种国外代表团来访、外籍人员来校活动，授予外国专家、学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号以及参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等各种活动（对国际知名的有影响的学术权威荣获大奖的外国学者以及外国国家领导人等拍摄照片、录像、录音、原则上数量不限，而对其事件，收集和制作的数量，应控制在十张以内）。

（6）具有一定影响的大学生、硕士生、博士生论文答辩会，学生的社会实践活动，先进事迹，奖学金发放仪式，新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影留念等照片、录像和录音（论文答辩会应拍摄或制作导师、论文答辩者以及答辩委员会成员照片、录像和录音，照片控制在三至四张，其它活动应根据不同情况收集和制作一些主要场面，照片在五张以内）。

（7）民主党派和校友会重要活动的照片、录像和录音（收集和制作会标与主席台，领导人讲话，代表们发言，校友会成员的合影，照片应控制在五张以内）。

（8）学校各种展览、陈列的照片、录像（每一块板面拍摄一张照片）。

（9）反映学校不同历史时间（包括建国前）变化发展的校园基本建设的照片和录相（每一个主楼、校园内主要景色、应列入摄制范围。基建项目拍摄的照片应包括：开工前的原景和场地，招标会议和活动，平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收）。

（10）反映学校过去不同历史时期（包括建国前）的教学、科研、外事情况的照片、录像、录音。主要指收集过去的照片、录像、录音，数量不限，但必须能反映主要内容。

（11）奖状照片（指获国家级、部、省级以上的各种奖状、奖品、证章、证书）。

（12）反映前湖新校区建设的照片和录像。包括开发前的原貌，以及前湖新校区建设有关的会议、论证会、招标会、平整土地、奠基、破土仪式，以及建设过程中的各个环节，可参照（9）等。

第六章 声像档案的收集办法及归档时间

第十六条 根据我校声像档案形成的具体情况和工作性质，采取归口收集整理的办法。具体分工如下：

宣传部是我校产生照片档案数量最大的单位。涉及面广，收集和制作照片的种类很多，成为照片档案的主要来源。在收集和制作中应与档案馆协调起来，统一装具和组卷办法，收集和制作照片、底片、录音、录像的同时，要附上文字说明。文字说明包括：时间、地点、事由、人物、背景、摄影者。

国际教育与交流中心是我校产生外事活动声像档案的主要部门。应按照声像档案归档范围的第十四条（4）来收集和制作，统一装具和组卷办法，在收集整理照片、底片、录音、录像时，必须附上文字说明。文字说明的内容包括：时间、地点、事由、人物、背景、摄影者。

现代教育技术中心，是我校产生录像档案的主要部门，也是档案馆的声像档案分室。每年归档时向档案馆送交一份录像档案目录，以供档案馆了解馆藏，便于提供利用。

团委、学生会是我校共青团活动、学生活动照片档案的来源。团委、学生会以及学工处应与档案馆协调一致，统一装具和组卷办法。收集的照片及底片附上文字说明（时间、地点、事由、人物、背景、摄影者）。

其它各部门各学院都应根据声像档案的归档范围、收集和制作与本部门、本学院有关的照片、录像、录音等。也要统一装具，并附上文字说明。各部门、各学院单位召开会议的照片、录像、录音由各部门、各学院档案员保存，重要活动和重要学术会议，由各部门、各学院档案员整理好后向档案馆移交。

归档时间：次年三月向档案馆移交。

第七章 声像档案的管理和利用

第十七条 声像档案的管理分为声音档案和录像档案、照片档案两大类目管理。

第十八条 声音档案和录像档案的分类编号：

按《中国档案分类法——教育档案分类法》进行分类标引，给出检索分类号。

根据声音档案和录像档案的内容构成和形成特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表。

声音和录像档案档号=年度号+声音档案和录像档案分类号+保管单位号。

声音和录像档案档号组成如下：

二级类目代号表

保管单位号依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张件。保管单位号依载体代号流水。年度用声像档案形成的自然年度。

第十九条 声像档案应按照不同类型、不同规格声像载体分别保存。

声像档案库房应做到恒温、恒湿、清洁，温度保持在18-24℃，相对湿度35-45℃。要有专门的设备和必要的保护措施。

2、长时间未用的录音带、录像带、光盘等载体材料，应每十年转录一次。档案库房应能防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗。归档保存的声像档案，未经鉴定和批准，任何人不得私自移出、销毁。

第二十条 档案馆需编制各种检索工具，设置放像设备为利用者查找、阅览声像档案创造条件。

第二十一条 建立借阅制度，开展咨询服务、指导交流。

第二十二条 本校各单位、教职工因工作需要借阅声像档案，应持本单位的证明和个人证件，方可借阅（借阅本人的声像档案只需出本人证件）。借阅必须办理登记手续，照片、底片、录音一律不得借出档案馆，需要借出者必须经档案馆领导同意，由档案馆负责翻印、翻录。借阅人员保持声像档案的完整、整洁、清晰。损坏者加倍偿还，并追究其责任。归还时档案馆声像档案管理人员必须进行检查验收并当面注销。

第二十三条 校外单位借阅声像档案，必须持有正式介绍信和个人证件，经档案馆领导同意后，按上级有偿服务规定支付利用费、同时交纳押金，方可借阅。

第二十四条 档案馆声像档案工作者，应定期检查声像档案，对破损的声像档案，应及时修复和复制，保证声像档案的完好。

第二十五条 声像档案不仅具有现实意义，还具有重要的历史意义。对声像档案的鉴定和销毁，应持慎重态度，原则上不能销毁。

附 则

第二十六条 本管理办法由档案馆负责解释。

第二十七条 本管理办法自公布之日起施行。